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“一日之始就对自己说：我将遇见好管闲事的人、忘恩负义的人、傲慢的人、欺诈的人、嫉妒的人和孤僻的人……我绝不可能被他们中的任何一个人损害，因为任何人都不可能把恶，强加于我，我也不可能迁怒于这些与我同类的人，或者憎恨他们；因为我们天生是要合作的。”这话几乎就像在说现代办公室里的每一天！
谁说的？这是古罗马时代哲学家皇帝马可．奥理略．安东尼在“沉思录”的话。
古罗马时代的皇帝拥有无上崇高地位与无可挑战的权威，可是这位皇帝每天碰上的人和我们在办公室情况没有什么两样。显然尽管科技进步，但是人性仍然没有多大改变，我们所需要处理的问题和两千年前没有什么不同。
应付公司内部的官僚系统，比和客户交涉更麻烦？
许多从事业务工作的人都有相同的感觉：怎么应付公司内部的官僚系统，比与客户交涉还麻烦？生意是一个交换的关系，我们可以用价格去谈判许多事情，大家在利益上看事情，所有的愉快与不愉快在利益之前都被压制了下来。可是公司内部的人，并不是和我做生意，别说他们不愿配合，就是他公事公办，业务人员也常常是寸步难行的。
理论上来讲，公司所有单位都要支援业务单位完成生意。可是公司部门之间并不是直接的直属关系，而且公司内部每个部门有不同的功能，有些部门的功能本来就是既有牵制又有合作，就像业务部门的出货单价会被稽核；客户需要的产品规格公司做不来(技术上可行，但成本太高)；客户需要的出货时间公司无法配合，等等一堆问题都在挑战业务人员的修养。
既然每个部门有它自己的功能，为什么一个部门要去帮别的部门考虑呢? 如果财会部门的出货价格稽核，老是考虑生意好不好做的问题，任何价格都可以支持业务的决定，他怎么可能做好价格稽核的工作呢？生意接单当然很重要，但是订单也是品质的考量，什么订单都接，什么交易条件都同意，到时候出了货，收不到钱，再来争议谁的责任就于事无补了。
只在乎自己部门事务的“本位主义”，本来就是正常的人，只会在乎自己相关的事物，会先考量自己的责任问题。这种只在乎自己部门事物的本位主义。本来就是再正常不过的事了。“签字就是牵制”，每一个在出货订单上需要签字的人，其实都有“牵制”业务单位的功能。而这也是组织设计的目的，组织的设计本来就是要每个人只要把自己工作做好，没有人成为别人的负担，大家不用担心其他部门，然后这个组织自然就能运作。
问题是这世界并不是照我们想像的设计去运作，公司内总有人会出问题；错误不是在公司里面，就是在客户、错误不在今天，也许就在明天。而这之间的弹性处理，就是业务人员的工作了。
业务的工作本来就不会有标准流程，如果业务工作有标准作业流程，那就订一个价格，让客户上网订购就可以了，这完全不需要业务人员参与。我们的工作本来就是要提供给客户非制度化，超越标准作业的服务。
现代组织能标准化作业的工作，都已经标准化了，剩下就是需要弹性作业的业务工作。我们身为一个业务人员，要如何面对公司内部的官僚系统，争取到生意呢？
1. 利他就是保护自己
人本能的会保护自己的利益，那我们把自己变成同事利益的一部分，同事在保护自己利益的时候，就会把我们一起考虑进去了。
公司内部门之间不做生意，就没有交换关系了吗? 一个微笑，换一个点头，这是以物易物的交易。公司部门与部门之间怎么会没有交换或利益关系呢?只是没有拿真金白银做交易罢了！
当我们表达了善意、提供了好处，给我们的同事，不管他是否是同一个部门，我们就是分享利益给同事。尤其是当我们主动的提供好处给我们的同事时，我们就能提升我们的同事关系到友谊的层次，从“交换”变成“交情”了。这对于我们要完成的业务工作有绝对正面的帮助。
相反的，如果我们用竞争的态度，而不是合作的方式与同事相处，我相信我们的同事也会用竞争的态度与我们相处。甚至我们在引导办公室充满了政治气氛，这可能使我们很难取得内部的支持来完成工作。
当你看到一个漏洞，或者发现某个部门成员陷入困境，要主动并给予帮助；或者对于别的部门需要业务单位配合纸上作业的工作，表达愿意积极合作态度，这会让你显得与众不同，效果远好于夏天进办公室时带冷饮给这些同仁。
2. 准备至少沟通五次吧
并不是所有行政系统的人都能体会你的诚意，这些人如果真的那么懂得如何因势利导便宜行事，就不会在行政单位上了。
行政单位上多得是公事公办的同事，他们不见得故意要找你麻烦，他们只是不愿承担风险。(SOP也就是组织官僚化的美称，常常是每个步骤都对，手术很成功，但病人死了。)
不管是行政单位的同事，甚或是你的直属长官，他们就像业务人员每天在外面碰到的客户一样，他们本来就没有同意你要求的义务，他们守住规定，就尽了他们的责任。
行政系统不能支持你的决定，那是业务人员自己要去操心的事。你唯一的办法就是持续的沟通，准备至少沟通五次吧。春秋时代孙武操练女兵，都还需要“三令五申”，孙武是大将军，都能三令五申了，为什么我们从事业务工作的人，不能为了我们认为应该做的事，至少沟通五次呢(既不能令，又不受命，我们也就“申”个五次吧)！
当你愿意为你想完成的任务沟通五次，你心里应该自我反覆想过这是否是一个值得争取的生意；而你的公司经过你五次的争取，你的提案也应该变成一个公开的议题，是否值得做这个生意，已经被讨论得很清楚，而不是你自己或是哪个行政同事可以阻挡的事了。
最后，要提醒所有从事业务工作的人；“将在外，君命有所不受”是在明智君王的时代才可偶而为之，不是惯例！古往今来的名将，功成名就又得善终的，哪一个不是在朝廷中有皇帝或重臣的支持。反之，若得不到朝廷支持，不管如何善战，功劳有多大?最后都不能善终。业务工作，支援/资源到哪里，生意就做到哪里！业务人员要在外面做成生意，先处理好公司内部关系吧。
文/亚瑟的业务笔记
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