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广州有一家企业派员工出差，出差期间该员工采购了一台10000元(不含税)的笔记本电脑。该员工出于好意，想为企业节省一点税费，购买这台笔记本电脑时没有开正式发票，回去以后让财务人员报销，财务人员因为没有发票拒绝报销。
拒绝的理由是:
第一，如果财务人员在没有增值税专用发票的情况下报销了这10000元的电脑，那么13%的进项增值税抵扣就没有了(损失1300元);
第二，没有发票就无法计入成本，会直接导致 25%的企业所得税税前无法列支，企业又损失了一笔钱(2500元);
第三，如果用白条入账，被税务局查到会进行罚款(假如罚款 5%，损失500元)。
这样一来，企业前前后后损失采购费用43%，也就是说，财务人员在没有发票的情况下报销了这台10000元的电脑采购费，公司将损失 4300 元。
采购人员自己无法报销的时候，就跑去找自己的采购主管或采购总监，寻求协调解决。采购总监又找来财务总监沟通，如果财务总监也不同意报销，那么采购总监只得找老板申请，要求财务报销。老板面前，采购总监、财务总监等各执一词、争论不休……最终的结果往往是让财务总监报销，损失由公司承担。
这种事情可以发生一次、两次，如果再发生第三次，就需要财务总监整理出一份“关于员工拿不到发票问题的解决方案”，配合着这套方案还要准备一系列相应的工具，比如给员工一个关于出差采购索要发票的提示，并且给员工进行一次有关“取得发票的财务知识的培训”，最后，让员工出差前签一个承诺函，承诺函上写明如果拿不到发票，则所有的损失由员工自己承担。那么，出差前的提示卡片、培训课件及签字确认函就是解决这个问题的“工具”
有了解决方案和工具，最终形成一个具体的流程，那么企业关于“员工出差拿不到发票”的问题就能得到解决了。具体建设系统的逻辑如下:
技术原理:增值税抵扣、企业所得税列支项目、发票管理规定。
解决方案:关于员工拿不到发票问题的解决方案。设计工具:
(1)《发票管理制度》;
(2)《发票相关知识培训课件》;(3)《发票知识培训通知》;(4)《发票知识内部考试卷》;
(5)《关于即时取得发票的承诺函》(每位员工，按手印+签字);
(6)《发票信息提示卡》(名片一样大小。正面印有开具增值税专用发票的相关事宜，如纳税人识别号、企业银行。账号、开户行、地址、联系人、电话等。反面印有“发票检查的十大注意事项”)，要求出差人员把此卡插到自己的钱包里，以备不时之需。
最后，聪明的财务，一定要选择开发票。一是算清楚这笔大帐，二是搞明白其中利害。
